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21/05/2021
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O Poder da Gestão Documental Digital
O principal foco da implementação de um sistema de gestão documental digital é aumentar, de forma significativa, a performance e a eficiência das empresas.
Como é que isto se processa?
Através da desmaterialização dos documentos, da gestão dos processos da empresa, dos seus workflows e da automatização dos processos de negócio e de decisão.
Em resumo: controle a informação da sua empresa antes que a informação o controle a si.
O que é um sistema de gestão digital?
No geral, podemos descrever um sistema de gestão documental digital como um conjunto de processos interligados, que possibilitam, a qualquer empresa, gerir os seus documentos de forma digital.
Com o crescimento exponencial dos dados armazenados, organizar arquivos e pastas com documentos impressos tornou-se uma pesada e ingrata missão.
Assim, foi necessário que a digitalização de documentos evoluísse, de forma a ser possível gerir processos de criação e organização de documentos, dentro de pequenas e grandes empresas, estabelecendo prazos e garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas, no tempo definido.
Entre os principais benefícios de uma boa gestão documental digital estão o ganho de eficiência e produtividade, a redução de custos, a e sustentabilidade e outros tais como:
1 - Padronizar procedimentos para classificação, armazenamento e arquivo de documentos
2 - Possibilitar o acesso controlado aos documentos e arquivos da empresa
3- Redução de custos ao racionalizar a impressão documental
4 - Agilizar e melhorar o processo de decisão
5 - Controlar e rastrear o fluxo de documentos e arquivos: Quem foi e o que fez?
6 - Preservar o histórico
Mais importante que como e porquê gerir os documentos da sua empresa, levanta-se a questão de:
que conhecimento consegue retirar do arquivo de documentos?.Já alguma vez pensou quanto vale o arquivo de documentos da sua organização? Pode transformar o que tem arquivado em conhecimento?
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